Une réunion est une assemblée de personnes qu’il importe d’animer, de conduire afin que chacun puisse participer dans des conditions optimales.

L’animateur d’une réunion est responsable de son cadrage en fixant et communiquant sur:

• Le sujet, il s’agit des thèmes à aborder lors de la réunion
• L’intérêt de la réunion, Il s’agit de l’intérêt pour les personnes ou pour le groupe à participer à la réunion
• Les objectifs Il s’agit du résultat à atteindre à l’issue de la réunion.
• La méthode Il s’agit de dégager une succession d’étapes pour atteindre les objectifs fixés, d’attribuer une durée approximative pour chacune des étapes afin de respecter le timing fixé et d’expliquer succinctement la manière dont les étapes vont être abordées.

L’animateur doit enfin favoriser la participation active de l’ensemble des personnes assistant à la réunion.

Le déroulement d’une réunion : Les différentes étapes du déroulement d’une réunion sont généralement les suivantes :

• L’ordre du jour est établi avec les participants et communiqué à l’avance
• L’ouverture de la réunion.
• Les échanges.
• La clôture des débats.

L’ouverture de la réunion : C’est un moment important, surtout si les participants ne se connaissent pas. L’animateur doit faciliter les premières prises de parole.

Le tour de table : Si les participants ne se connaissent pas, ce type de présentation est nécessaire

• Il permet d’identifier le statut des différentes personnes du groupe ;
• Il facilite une première prise de parole et permet de détendre l’atmosphère.

Le tour de table peut cependant être très consommateur de temps : bien anticiper l’impact éventuellement négatif de cette technique, en particulier quand les participants sont nombreux.

Repérage des contraintes spécifiques pesant sur certains participants (train à prendre ou autre contrainte, interruption nécessaire dont horaires des repas, …).

Validation :

• de la durée de la réunion,
• des horaires (pauses, heure de fin de la réunion),
• des différentes étapes de la progression.

Définition de la règle du jeu

• L’animateur définit son rôle comme animateur de la réunion et celui des participants notamment le secrétaire de séance pour lancer la réunion,
• Les participants valident ou nuancent ces propositions.

Présentation des objectifs de la réunion et du plan de travail

• L’animateur vérifie une fois de plus que l’ensemble du groupe perçoit l’objectif de la même façon, et l’accepte sans réticence.

Les échanges

Le rôle de l’animateur

• L’animateur est un arbitre ;
• Il fait appliquer la discipline dans le groupe ;
• Il structure la progression du groupe vers l’objectif grâce à des questions, des reformulations, des synthèses
• Il régule les tensions interpersonnelles dans le groupe.

  Le rôle des participants

• – Ils acceptent les règles du jeu définies par l’animateur ;
• – Ils participent à l’atteinte des objectifs tout en restant conscients de leurs enjeux spécifiques.

La clôture des débats

Le groupe doit se séparer sur des conclusions claires pour tous.

Un accord s’est dégagé, certaines actions sont prévues : il est nécessaire d’en définir les modalités pratiques d’application pour rendre la décision opérationnelle (plan d’action : qui fait quoi pour quel moment ?).

Un compte rendu est réalisé par le secrétaire de séance et relu et modifié par chacun.